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Seguridad de Nuestra Información
Seguridad de nuestra información

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... el caos tiende a aumentar

Al principio los archivos se perdían por fallas en el suministro de electricidad y a veces por fallas en los discos duros. Con la popularización de las laptops importó menos que se fuera la luz, simplemente se acababan las bateríasy no podíamos trabajar. Pero ahora las pérdidas más importantes no tienen que ver ni con la luz ni con los discos duros. En el último año el 3% de nuestros clientes ha sufrido el robo o asalto de sus oficinas, perdiendo además de sus equipos de cómputo la información que contenían. Se han perdido contabilidades, nóminas, carteras, contratos, etc. que son información clave y producto de muchos meses de trabajo. Ahora que es obligatorio tener a disposición de la autoridad fiscal los archivos de las facturas electrónicas; que se emitan y reciban; las pérdidas de los mismos bien pueden valer el capital de la empresa.

A la debacle económica, o "catarrito", del 2008 le sigue la presente "polvareda" que, según las autoridades financieras de México, no afectará nuestro crecimiento promedio de 1% anual en la última década. Sin embargo, la depreciación del peso, la desaceleración de la economía nacional, el incremento de precio en los alimentos y la escasa generación de empleos bien pagados nos hacen pensar que la tasa de oficinas asaltadas aumentará.

Para mitigar la pérdida de información es necesario tener estrategias de protección de información digital que garanticen la continuidad de nuestras operaciones.

Los archivos se pueden proteger de muchas diferentes maneras, algunas son:

  1. El más básico es proteger el acceso a nuestras computadoras, todas, con una contraseña diferente para cada una.
  2. Respaldar la información importante con regularidad, por ejemplo cada semana, y guardar los respaldos fuera de la oficina.
  3. "Enviar" los archivos cruciales a nuestra cuenta de correo alterna y dejarlos ahí.
  4. "Subirlos" a un espacio en el servidor de Internet.
  5. Emplear una caja fuerte digital.

Veamos las ventajas y desventajas de cada una:

  1. Si bien en cualquier tianguis encontraremos un programa para entrar a PC´s protegidas con contraseña, al menos evitaremos el robo de información cuando dejemos sola nuestra compu.
  2. Los respaldos programados tardan un buen rato en hacerse, por otro lado, quien los hace debe ser de nuestra absoluta confianza. El almacén externo debe ser seguro, así como quienes tenga acceso a él. Claro, además el almacén debe tener las condiciones ambientales adecuadas para que no se echen a perder los USB; discos o cintas de respaldo y su administración debe ser super sencilla y barata.
  3. Enviar los archivos a una cuenta de email alterna, por ejemplo a una de hotmail.com, sólo nos da la apariencia de seguridad, puesto que la cuenta puede ser hackeada o el proveedor puede eliminarla sin previo aviso por cualquier sospecha de actividad inusual o simplemente "limpiarla" para hacernos un favor. Esta opción es la menos confiable.
  4. Es mejor "subir" los archivos a nuestro espacio en el servidor. Requiere de un programa de FTP y aprender a usarlo. Los hay gratis y excelentes; como FileZilla; ver http://filezilla-project.org/download.php; o con costo; como WS_FTP Professional; http://www.ipswitchft.com/products/WS_Ftp_Pro/Index.aspx. Con éste último se pueden "sincronizar" directorios de nuestra compu con el servidor. En los programas de FTP siempre deberemos poner manualmente nuestra clave de acceso. De otra manera, si se roban nuestra compu también se llevan el acceso a nuestro espacio y nuestra información. Como los dispositivos móviles también tienen programas FTP, esta es la opción más fácil y económica para guardar y consultar la información.
  5. La caja fuerte digital consiste de un espacio en un servidor seguro; al que se accede con nuestro nombre de usuario y contraseña; donde podemos guardar archivos, opcionalmente encriptados. En principio la ubicación es secreta y es tan segura como discretos seamos al guardar nuestro nombre de usuario y contraseña. El almacenamiento de la información puede estar estructurado, tiene su propio sistema de respaldo y es difícil asaltarla físicamente.

    Entre los servicios de caja fuerte digital destacan:
    Dropbox: https://www.dropbox.com/, de USD$10.00 mensuales. Además de brindar interfases para sistemas Windows y OSX también existen "Apps" para operar en dispositivos Apple y Android. Así la información es accesible desde una amplia gama de dispositivos.
    LiveDrive: http://www.livedrive.com/ForHome/ProSuite, de USD$25.00 mensuales. Este servicio ofrece espacio para respaldo y caja fuerte.

    Si bien ambos servicios guardan los archivos encriptados, esto es inutil porque emplean el servicio de "nube" de Amazon, que significa que realmente no sabes en donde están tus archivos, cómo se encriptan, con qué claves, ni qué se hace con ellos. Ambos tienen el inconveniente de que cualquier persona que entre a la compu tiene toda la autoridad para disponer de los archivos y cambiar las contraseñas de acceso al servicio. En pocas palabras, no brindan protección contra robos de computadoras.
    Similar a los anteriores está el servicio iCloud de Apple; http://www.apple.com/icloud/features/documents.html; que brinda las funcionalidades anteriores. Los primeros 5GB son gratis, para mayor espacio hay un precio que cubrir.

    Un tercer enfoque es el que sigue nuestro servicio Virtual: https://virtual.mx/ de USD$39 mensuales. En lugar de guardar sólo los archivos también contiene los programas que los generan. Lleva parte de la operación a Internet en un sistema de alta seguridad, de modo que no depende de una computadora. En este sistema se traslada a Internet la facturación autoimpresa; con código bidimensional; operación de la cartera de cobranza y de pagos, resguarda y genera reportes de los archivos de facturas electrónicas que se emiten y reciben, contiene los directorios de clientes y proveedores y tiene caja fuerte digital. La información crítica de una empresa chica o mediana se lleva a Internet, pudiendo operar en una amplia gama de dispositivos fijos o móviles obviando la seguridad de la información y de la computadora.

¿Qué guardar?

La información difícil de reponer y/o confidencial, por ejemplo:

  • Directorio de clientes y proveedores. Esto es, con quienes hacemos negocios
  • Los archivos de las facturas electrónicas que emitimos y recibimos. Tener o no tener estos archivos es como tener o no tener compras deducibles o validar las ventas
  • Información confidencial de la operación de la empresa, como contratos, fórmulas, procesos, cuentas bancarias y de inversión, directorio de recursos humanos, registros de nóminas, contabilidad, etc.
  • Las identificaciones y registros: Actas constitutivas, poderes, licencias, registros, claves de acceso a otros sistemas
  • Información personal: títulos, cédulas profesionales, tarjetas de crédito, IFE, pasaporte, números de identificación de actas y escrituras, registro público de la propiedad, etc.

Estamos a tiempo de prepararnos para las vacaciones de fin de año.

Suerte es lo que tienen aquellos que se han preparado para las circunstancias



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1995 - 2017    22 años haciendo Internet
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